Dąbrowica, 19.11.2013 r.

Miejscowość, data

Zamawiający: Fundacja EOS

Adres: Dąbrowica 22d, 21-008 Tomaszowice

NIP713-301-51-97, REGON 060440689, KRS 0000321723

e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , tel. 602 625 730

Zapytanie ofertowe nr 1

(dotyczy wyboru Konsultantów gminnych)

Kod CVP:

• 79421200-3. Usługi projektowe inne niż w zakresie robót budowalnych,
• 79414000-9 Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi
• 79412000-5 Usługi doradcze w zakresie zarządzania finansami

Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL

Nr projektu: POKL.05.04.02-00-G69/13

I. ZAMAWIAJĄCY

Fundacja EOS, Adres: Dąbrowica 22d, 21-008 Tomaszowice

NIP713-301-51-97, REGON 060440689, KRS 0000321723

e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , tel. 602 625 730

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiot zamówienia:

a)      Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Konsultanta gminnego w ramach projektu „Razem jesteśmy najsilniejsi - wdrożenie modelu współpracy w 6 gminach powiatu łukowskiego”” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Do zakresu obowiązków Konsultanta gminnego będzie należało:

a)      60 godzin pracy miesięcznie, co przekłada się na średnio od 8 do 10 osobistych wizyt w 3 gminach,

b)     udzielanie konsultacji drogą telefoniczną oraz mailową,

c)      prowadzenie spotkań warsztatowych, za które nie przewidziano dodatkowego wynagrodzenia,

d)     upowszechnianie wyników wdrażania modelu – współpraca ze specjalistą ds. promocji,  monitoringu oraz zamówień.

e)      sporządzenie indywidualnego dla każdej z 3 gmin programu wdrażania standardów modelu, ustalenie planów i harmonogramów pracy,

f)       wraz ze specjalistą ds. promocji,  monitoringu oraz zamówień  opracowanie i realizacja w 3 gminach kampanii informacyjno – promocyjnej strategii, kampanii poprzedzających konsultacje społeczne,

g)      pomoc w opracowaniu procedur konsultacji społecznych obejmujących formy tradycyjne i innowacyjne,

h)     pomoc w przeprowadzeniu konsultacji społecznych dokumentów strategicznych,

i)       opracowanie standardów usług społecznych uwzględniających równy dostęp oraz dostosowanie usług do specyficznych potrzeb grup mniejszościowych i zagrożonych dyskryminacją, ich aktualizacji wraz z procedurą monitoringu i ewaluacji oraz kontroli (dla każdej z 3 gmin we współpracy z Ekspertem i zespołem roboczym)

j)       animowanie współpracy finansowej – różne tryby, spotkania z zespołami roboczymi w gminach,

k)     doradztwo przy opracowaniu katalogu kosztów niekwalifikowalnych, regulaminu zakupu usług, opracowaniu wzoru umowy o realizację zadania publicznego, opracowaniu procedury doboru komisji konkurs,

l)       opracowanie procedury wykorzystania mienia komunalnego, zasad umieszczania informacji o działaniach organizacji na stronach gminnych, udzielania patronatów, zasad włączania NGO we współpracę z partnerami samorządu, zasad włączania pracowników samorządowych do realizacji zadania publicznego przez NGO,

m)   określenie zakresu zadań i rocznego programu pracy Gminnego Pełnomocnika ds. NGO (dla 3 gmin )

n)     wypracowanie procedury określającej zasady udzielania przez samorząd pomocy informacyjnej i doradczej dla grup obywatelskich (dla 3 gmin )

• o)     wypracowanie procedury powołania i powołanie GRDPP (dla 3 gmin)

p)     nadzór przy wykonywaniu ewaluacji zadań społecznych,

q)     pomoc w opracowaniu merytorycznym przez samorząd bazy danych inicjatyw lokalnej (dla 3 gmin),

r)      pomoc w opracowaniu merytorycznym  ogólnodostępnej bazy danych o NGO (dla 3 gmin),

s)      opracowywanie i upowszechnianie wyników na każdym etapie wdrażania projektu,

t)       dbałość o zgodność wszystkich działań realizowanych w ramach projektu z "Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki";

u)     informowanie Kierownika Projektu o postępie realizacji działań, ewentualnych opóźnieniach i zagrożeniach;

v)     prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu, wskazanej przez Kierownika Projektu;

w)   wykonywanie innych czynności wskazanych przez Eksperta oraz Kierownika Projektu.

Osoba pełniąca funkcję Konsultanta gminnego zostanie zatrudniony/a na podstawie umowy cywilnoprawnej w okresie od 01.12.2013 roku do 30.06.2015 w wymiarze 60 godzin miesięcznie.

Umowa będzie zawarta do 30.06.2015 r. wcześniejsze rozwiązanie umowy będzie mogło nastąpić jeśli Konsultant gminny nie będzie wywiązywał/a się z nałożonych na niego/nią czynności/obowiązków lub na mocy porozumienia stron.

3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy:

A)           Wykonawca musi posiadać wykształcenie co najmniej średnie.

B)           Wykonawca musi posiadać min. pięcioletnie doświadczenie w podejmowaniu działań na rzecz animowania środowiska lokalnego oraz w podejmowaniu działań w / na rzecz podmiotów ekonomii społecznej we współpracy z samorządem lokalnym.

C)           Wykonawca posiada doświadczenie w pracy w projekcie współfinansowanym z środków Europejskiego Funduszu Społecznego.

D)          Czynne prawo jazdy kat. B (preferowane)

Ad. A)

Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego i CV. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania.

Ad. B)

Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. B) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego i CV. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania (zaświadczenie, kopie umów, rekomendacje).

Ad. C)

Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. C) i D) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego i CV. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania (zaświadczenie, kopie umów, rekomendacje).

4.Oferty częściowe: nie ma możliwości składania ofert częściowych.

5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po zakończeniu każdego miesiąca pracy zgodnie z terminem określonym w umowie (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu).

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 30.06.2015 r.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.

Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą.

Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania oraz dołączyć wymagane załączniki.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. , przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres: FUNDACJA EOS, Dąbrowica 22d, 21-008 Tomaszowice do dnia 4 grudnia 2013 roku do godz. 15-tej (liczy się data wpływu).

Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy.

2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane.

3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

VI. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

A) Kryteria podstawowe:

1. Oczekiwane wynagrodzenie brutto ogółem (całkowity koszt) – 50%

Jeżeli osoba podlega ubezpieczeniu społecznemu zobowiązana jest podać całkowity koszt swojego wynagrodzenia (obejmujący ewentualne koszty pracodawcy).

2. Doświadczenie zawodowe:

a) Kryteria dodatkowe (za spełnienie każdego z niżej wymienionych kryteriów Wykonawca otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów):

1.            Doświadczenie w opracowywaniu dokumentów strategicznych dla JST– 20 pkt.

2.            Doświadczenie związane z pracą/współpracą z organizacją pozarządową (praca/staże/praktyki/wolontariat) – 20 pkt.

3.            Doświadczenie w prowadzeniu warsztatów wspólnych dla NGO i JST – 10 pkt.

Zamawiający nie zwraca kosztów przejazdu. Jeśli wskazane w ofercie oczekiwane wynagrodzenie będzie wyższe niż przewidziane w projekcie Zamawiający przed rozmową kwalifikacyjną skontaktuje się z Wykonawcą celem ustalenia czy oczekiwane wynagrodzenie podlega negocjacji do wysokości określonej w budżecie. Nie zmienia to faktu, iż ocenie punktowej będzie podlegać wynagrodzenie pierwotnie wskazane przez Wykonawcę w ofercie (celem zapewnienia równego traktowania Wykonawców). Jeśli Wykonawca odmówi negocjacji w kwestii wysokości wynagrodzenia oferta zostanie odrzucona.

1. Cena oferty- 50%

Najwyższą liczbę punktów w tym kryterium otrzyma oferta najtańsza (najniższa cena), pozostałe oferty otrzymają liczbę punktów odpowiednio mniejszą z dokładnością 2 miejsc po przecinku zgodnie z poniższym wzorem:

P - liczba punktów:

Najniższa oferowana Cena

P = --------------------------------------------- x 50 pkt.

Cena oferty badanej

Maksymalnie można uzyskać 50 pkt.

1. Doświadczenie zawodowe :

1) doświadczenie zawodowe – 50 % oceniane na podstawie złożonych dokumentów.

a. Doświadczenie w opracowywaniu dokumentów strategicznych dla JST– 20 pkt.

b. Doświadczenie związane z pracą/współpracą z organizacją pozarządową (praca/staże/praktyki/wolontariat) – 20 pkt.

c. Doświadczenie w prowadzeniu warsztatów wspólnych dla NGO i JST – 10 pkt.

Zamawiający dokona wyboru oferty tego z Oferentów, którego oferta uzyska w wyniku oceny najwyższą liczbę punktów. Przyznanie punktów poszczególnym ofertom odbędzie się w oparciu o następujący wzór:

K = (1) + (2)

gdzie:

(1) - Liczba punktów za kryterium: Cena oferty.

(2) - Liczba punktów za kryterium: Doświadczenie zawodowe.

K - Ostateczna liczba punktów uzyskana przez ofertę

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia kserokopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań koniecznych, kryteriów dodatkowych oceny oraz złożenia CV na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego wraz z deklaracją uczestnictwa w projekcie.

VIII. Z postępowania wykluczeni zostają Wykonawcy, którzy: są podmiotem powiązanym z Fundacją EOS osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Fundacją EOS lub osobami upoważnionymi do zaciągnięcia zobowiązań w imieniu Fundacji EOS lub osobami wykonującymi w imieniu Fundacji EOS czynności związane z przygotowywaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a)           uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b)           posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c)           pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d)           pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Wykonawca złoży oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego.

IX. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela Pani Agnieszka Wróblewska pod numerem telefonu 602 625 730 oraz adresem e-mail: Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.

X. UZUPEŁNIENIE I NEGOCJACJE

W celu  zapewnienia konkurencyjności postępowania, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert i  przeprowadzenia negocjacji.

XI ZAŁĄCZNIKI

1) Wzór formularza ofertowego wraz z oświadczeniami

2) CV

3) Oświadczenia o udziale w innych projektach współfinansowanych ze środków UE

4) Oświadczenie o braku powiązań

………………………………………..,

Miejscowość/ dnia

ZAŁĄCZNIK NR 1

FORMULARZ OFERTOWY (CPV: 73000000-2 - Usługi badawcze i eksperymentalno-rozwojowe oraz pokrewne usługi doradcze)

Oferta cenowa na Konsultanta gminnego do realizowanego przez Fundację EOS projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego:

OFERTA

1. Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty na pełnienie funkcji Konsultanta gminnego w ramach projektu w ramach projektu „Razem jesteśmy najsilniejsi - wdrożenie modelu współpracy w 6 gminach powiatu łukowskiego” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Fundusz Społecznego.

1. Oferuję cenę jednostkową brutto za całość pracy merytorycznej (liczba godzin pracy – 60 godzin miesięcznie przez 19 miesięcy obejmującej również koszty dojazdu do gmin oraz ewentualnych noclegów)

……………………………….…, … PLN    słownie złotych: ........................................................................................

3. W przypadku   udzielenia  zlecenia  zobowiązuję   się   do   zawarcia umowy  w  miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego oraz udokumentowania określonej liczby godzin pracy oraz udziału w spotkaniach zespołów eksperckich i projektowych;

4. Oświadczam, iż:

a) posiadam wykształcenie co najmniej średnie,

b) posiadam co najmniej pięcioletnie doświadczenie w podejmowaniu działań na rzecz animowania środowiska lokalnego oraz w podejmowaniu działań w / na rzecz podmiotów ekonomii społecznej we współpracy z samorządem lokalnym,

c) posiadam doświadczenie w pracy w projekcie współfinansowanym z środków Europejskiego Funduszu Społecznego,

............................, dn………………..r.                 ......................................................................

(Miejscowość i data)                                                 Czytelny podpis

Załącznik nr 2

ŻYCIORYS ZAWODOWY

1. Nazwisko:

2. Imię:

3. Data urodzenia:

4. Narodowość:

5. Wykształcenie:

6. Znajomość języków obcych:  (od 1 do 5 w zależności od stopnia znajomości języka)

7. Członkostwo w organizacjach:

8. Obecne stanowisko (z uwzględnieniem zaangażowania w realizację innych projektów współfinansowanych ze środków UE):  ……………………..

9. Przebieg pracy zawodowej:

10. Inne (np. publikacje, opracowania ):

11. Odbyte szkolenia:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 ze zmianami).

…………………………………….                                                           …………………………………………

miejscowość, data                                                                           podpis

Załącznik nr 3

OŚWIADCZENIE

Ja, niżej podpisany(a) oświadczam, że aktualnie nie jestem/jestem* zaangażowany(a) w realizację innych projektów finansowanych w ramach PO KL jak również w ramach innych programów NSRO:

…………………………

data i czytelny podpis

*niewłaściwe wykreślić

Załącznik nr 4. Oświadczenie Wykonawcy

Oświadczenie Wykonawcy

Oświadczam, że nie jestem podmiotem powiązanym z Fundacją EOS w Lublinie osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Fundacją EOS lub osobami upoważnionymi do zaciągnięcia zobowiązań w imieniu Fundacji EOS lub osobami wykonującymi w imieniu Fundacji EOS czynności związanych z przygotowywaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a)       uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b)      posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji;

c)       pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d)      pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.